Kontoruddannelsen med speciale i administration hold 51

Uddrag

2. Indledning
Jeg er kontorelev m. speciale i administration på andet år i virksomheden Efterskolernes Sekretariat, der er sekretariat for Foreningen af Frie Ungdoms- og Efterskoler, som er en skoleformsforening med følgende primære opgavefelter:
Forhandlings- og ansættelsesopgaver med vægt på juridiske forhold
Økonomisk og rådgivningsmæssige opgaver for skoler
Pædagogik, kurser, internationaltmæsige arbejdsopgaver
PR, oplysningsarbejde, IT, medlemsrelation
Efterskolernes Sekretariat med 12 fast ansatte og 2 kontorelever servicerer foreningens styrelse,
enheder og projekter under ledelse af en kontorleder.
I min tid som elev har jeg været på turnus mellem de to forskellige kontorer (oplysningskontor og bogholderi), hvor jeg har været 6 måneder i hvert kontor ad gangen. På nuværende tidspunkt mang-ler jeg kun én afdeling i min turnus, som er bladet Efterskolen I/S.
Da jeg på nuværende tidspunkt har større indblik i bogholderiafdelingens rutiner og arbejdsgange, har jeg valgt at lade min fagprøve tage udgangspunkt i en pro-blemstilling der.
Opgaverne i oplysningskontor består i at servicere såvel det interne personale som de eksterne ansøgere. Intern servicering omfatter medlemskartotek, udvalg og repræsenta-tion, regioner, kursuskontor, servicering af faste udvalg, rundsendelser, kalender, besty-relsesmapper og vedligeholdelse af databaser. Ekstern servicering omfatter telefonisk vejledning og oplysning, vejledning og oplysning via e-mail, udvikling og vedligehol-delse af hjemmeside, udvikling og vedligeholdelse af kontakt og fagdatabase og distri-bution af materialer.
Opgaverne i bogholderi omfatter kontering, bogføring, fakturering, budget og budgetopfølgning, regnskabsaflæggelse, projektregnskaber (kursus og forsøgsmidler), lønningsbogholder og salg af publikationer.
Ud over de overnævnte opgaver er der også andre faste og løbende arbejdsopgaver. Faste årlige opgaver omfatter fællesbrochurer, Efterskolebogen, årsmøde, Efterskolernes Dag, distribution af fællesbrochure og distribution og fakturering af Efterskolebogen.
Andre løbende opgaver omfatter statistik, korrektur, vedligehold af EDB, teknik i øv-rigt, udstilling, billedmateriale, sikkerhedsrepræsentant, elevoplæring, holde sig ajour med love og bekendtgørelser og udarbejdelse af diverse publikationer.

4. Afgrænsning

For ikke at gøre emnet for omfattende, vil jeg holde mig til selve oprettelsen af den nye kontoplan, og ikke komme ind på sletning af den gamle kontoplan. Jeg vil ikke komme nærmere ind på reglerne omkring oprettelse og tilretning af kontoplan, som skal være tilrettet ministeriets regnskabsmodel, da det ellers vil blive alt for omfattende. I samme forbindelse vil jeg springe over gennemgang af relevante lovtekster, bevillingsskrivelser, resultatkontrakter, interne strategiplaner og målepapirer, aktivitets- og produktkataloger samt eksisterende økonomirapporter.

5. Valg af metode

Først vil jeg benytte Gantt-kort1 for bedre at kunne disponere og planlægge min tid.
Om hvorvidt jeg overholder tidsrammen, kommer jeg ind på i min evaluering.
Herefter vil jeg benytte Fakir modellen2 for at sikre, at jeg får underemnerne i rigtig rækkefølge.
Herefter vil jeg interviewe udvalgte personer i virksomheden, der regelmæssigt er ansvarlige for Foreningens regnskab. Til brug for dette vil jeg udarbejde en interviewguide3 og bagefter vil jeg lave en analyse og vurdering af respondenternes svar... Køb adgang for at læse mere Allerede medlem? Log ind